Veröffentlicht am 2. Oktober 2026
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Die sechs häufigsten Fehler bei E-Rechnungen sind: ein normales PDF für eine E-Rechnung halten, fehlende Pflichtangaben wie USt-IdNr. oder Anschrift, ein ungültiges ZUGFeRD-Profil, Abweichungen zwischen PDF-Ansicht und XML-Daten, nur das PDF-Bild statt der XML-Daten archivieren – und die Umstellung bis kurz vor dem Stichtag aufschieben. Die meisten davon kosten im Ernstfall nicht dich, sondern deinen Kunden den Vorsteuerabzug – und damit dein Ansehen.
Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine "sonstige Rechnung". Bis Ende 2026 (für kleinere Unternehmen bis Ende 2027) ist das mit Zustimmung des Kunden noch erlaubt – danach nicht mehr. Hintergrund: Was ist eine E-Rechnung?
Eine Maschine erkennt sofort, wenn etwas fehlt: deine USt-IdNr., die Anschrift des Kunden, ein Leistungsdatum. Was auf Papier vielleicht nie aufgefallen wäre, führt bei der E-Rechnung zur Rückfrage oder Ablehnung.
Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten nicht als E-Rechnung. Achte auf das Profil EN 16931 (früher COMFORT) oder höher.
Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil rechtlich maßgeblich. Wer das PDF nachträglich bearbeitet – etwa einen Betrag im PDF-Editor korrigiert –, erzeugt eine Rechnung, deren Ansicht nicht mehr zu den Daten passt. Korrigiere immer die Rechnung selbst und erzeuge sie neu.
Für eingehende und ausgehende E-Rechnungen gilt: Die strukturierten Daten müssen unverändert im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder ein PDF ohne die eingebettete XML-Datei reicht nicht. Mehr dazu: E-Rechnungen aufbewahren
Die Umstellung selbst dauert selten lange. Was Zeit kostet, sind die Daten: fehlende USt-IdNr. bei Kunden, veraltete Anschriften, Rechnungsvorlagen ohne Leistungsdatum. Wer das im Herbst erledigt, startet im Januar entspannt.
Ein Handwerksbetrieb verschickte seine ersten E-Rechnungen mit einem einfachen Online-Generator, der nur das Profil BASIC-WL erzeugte. Die Buchhaltung des Kunden wies alle zurück. Erst beim zweiten Anlauf – mit vollständigen Kundendaten und dem Profil EN 16931 – liefen die Rechnungen durch.
Geh die sechs Punkte durch und markiere, welcher bei dir am wahrscheinlichsten ist. In den meisten Fällen ist es Punkt 2 – und der lässt sich mit einer Stunde Datenpflege erledigen.
Was passiert, wenn mein Kunde meine E-Rechnung ablehnt? Du musst eine korrigierte Rechnung ausstellen. Bis dahin verzögert sich meist die Zahlung.
Wie erkenne ich, welches ZUGFeRD-Profil meine Rechnung hat? Das Profil steht in der eingebetteten XML-Datei. Viele E-Rechnungs-Viewer zeigen es direkt an; SmoovOps erzeugt immer das Profil EN 16931.
Kann eine fehlerhafte E-Rechnung meinen Kunden Geld kosten? Ja. Fehlen Pflichtangaben oder ist das Format falsch, kann der Kunde die Vorsteuer erst geltend machen, wenn eine korrekte Rechnung vorliegt.
Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung. Verbindlich sind die Informationen des Bundesfinanzministeriums und deiner IHK; für deinen konkreten Fall frag deinen Steuerberater.
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