E-Rechnungen empfangen: was du seit 2025 können musst

Veröffentlicht am 11. September 2026

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Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können – ohne Ausnahme, also auch Freelancer und Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, was danach passiert: Du musst die Rechnung lesen, prüfen und die strukturierten Daten im Originalformat aufbewahren können. Ablehnen darfst du eine korrekte E-Rechnung nicht.

Was "empfangen können" konkret bedeutet

Annehmen: Eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten Rechnungen schicken, reicht aus.
Lesen: Bei ZUGFeRD siehst du das PDF wie gewohnt. Bei einer reinen XRechnung brauchst du ein Programm, das die XML-Datei lesbar darstellt.
Prüfen: Stimmen Betrag, Steuersatz, deine Anschrift und die Pflichtangaben? Fehler im Datensatz können deinen Vorsteuerabzug gefährden.
Aufbewahren: Die XML-Daten müssen unverändert und maschinenlesbar acht Jahre lang verfügbar bleiben – ein Ausdruck oder das PDF-Bild allein reicht nicht. Mehr dazu: E-Rechnungen aufbewahren

Wo es im Alltag hakt

Die meisten Selbstständigen bekommen ihre ersten E-Rechnungen von großen Anbietern: Telefon, Hosting, Software-Abos, Bürobedarf. Oft merkt man gar nicht, dass es eine ist, weil das ZUGFeRD-PDF aussieht wie jede andere Rechnung. Das Problem entsteht erst, wenn das PDF in einem Ordner landet und die eingebettete XML-Datei dabei unbemerkt verloren geht – etwa weil die Rechnung ausgedruckt und wieder eingescannt wird.

So hilft dir SmoovOps beim Empfang

Lädst du ein ZUGFeRD-PDF in SmoovOps hoch, liest SmoovOps Absender, Betrag, Datum und Rechnungsnummer direkt aus den eingebetteten Daten – exakt, nicht geschätzt. Das funktioniert in jedem Tarif, auch im kostenlosen Free-Tarif. Das Dokument bekommt das Kennzeichen E-Rechnung (ZUGFeRD), und aus dem Absender legst du mit einem Klick einen Partner an. Reine XRechnung-XML-Dateien liest SmoovOps beim Empfang derzeit nicht aus; dafür brauchst du einen separaten Viewer.

Praxisbeispiel

Eine Fotografin stellte fest, dass ihr Hosting-Anbieter seit Monaten ZUGFeRD-Rechnungen schickte. Sie hatte sie bisher ausgedruckt und abgeheftet – die eingebetteten Daten waren damit für die Ablage verloren. Seit sie die Original-PDFs direkt hochlädt, ist jede Rechnung samt Daten an einem Ort, und das Abtippen der Beträge entfällt.

Was du jetzt tun kannst

Lege eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen fest und teile sie deinen Lieferanten mit. Sammle die nächsten fünf Eingangsrechnungen und prüfe, welche davon schon E-Rechnungen sind.

FAQ

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können? Ja. Die Ausnahme für Kleinunternehmer betrifft nur das Senden, nicht den Empfang.

Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und ein normales PDF verlangen? Eine korrekte E-Rechnung kannst du nicht ablehnen. Umgekehrt darfst du eine E-Rechnung verlangen, sobald dein Lieferant dazu verpflichtet ist.

Brauche ich ein spezielles Postfach oder Peppol? Nein. Ein normales E-Mail-Postfach ist ein zulässiger Empfangsweg.

Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung. Verbindlich sind die Informationen des Bundesfinanzministeriums und deiner IHK; für deinen konkreten Fall frag deinen Steuerberater.

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